When negotiations are ceased

When should costs already incurred be reimbursed?

Parties involved in pre-contractual negotiations are entitled to cease negotiations at any time. This is provided by the principle of contractual freedom.

However, from the moment parties enter into negotiations with each other, they must mutually take into account each other's legitimate interests. As negotiations progress and the legal relationship between them intensifies, good faith places higher demands on how they have to behave reciprocally. Parties may have less freedom to break off negotiations.

In 1982, the Dutch Supreme Court introduced the "three-stage doctrine" in its classic Plas/Valburg judgement. In the first phase, negotiations can be broken off without further ado. In the second phase, an obligation to pay damages arises and, based on reasonableness and fairness, the negative contract interest (the costs incurred) must be reimbursed.

If negotiations are broken off in the third stage, the principle of reasonableness and fairness dictates that both the negative and positive contract interest (lost profit) must be reimbursed.

It seemed as if the Dutch Supreme Court had reconsidered the second phase of this three-phase doctrine in the CBB/JPO judgement in 2005. In that judgement, the Dutch Supreme Court did not mention a word about Plas/Valburg or the second phase of the three-phase doctrine. However, in its judgement of 28 December 2021, the Court of Appeal Arnhem-Leeuwarden confirmed that the costs incurred in preparation of the work to be done under the contract may qualify for compensation.

The case before the Court of Appeal Arnhem-Leeuwarden concerned negotiations on the construction of business premises. The contractor had already started working during the negotiations. According to the court, no contract had been concluded, nor could the contractor have had a legitimate expectation that a contract had been concluded.

However, the negotiations had reached a stage at which the principal was no longer free to break them off without assuming all or part of the costs incurred by the contractor on the basis of reasonableness and fairness.

When the principal broke off negotiations, the contractor's interests had not been sufficiently taken into account. At that time, the contractor had already started preparatory work, of which the principal was aware. According to the court, the principal should have provided more transparency and should have warned the contractor not to start the preparatory work yet. In this respect, the Court of Appeal considered it important that the principal had put pressure on the contractor by demanding that the construction work would have to be completed as soon as possible, thereby making it understandable that the contractor had started the preparatory work.

On the grounds of reasonableness and fairness, the contractor was therefore entitled to compensation.
In general, those who incur costs without a contractual obligation, should bear those costs themselves. However, under certain circumstances, if a party incurs costs in preparation of an agreement that is still being negotiated, the other party may be required to point out that there is no agreement yet and that incurring costs is at its own expense and risk.

Failure to provide a warning may be grounds for compensation of the costs incurred, according to this ruling.

Dutch

Afgebroken onderhandelingen.

Wanneer moeten reeds gemaakte kosten als gevolg van verrichte voorbereidende handelingen worden vergoed?

In principe zijn partijen die betrokken zijn bij precontractuele onderhandelingen te allen tijde bevoegd de onderhandelingen te staken. Dat brengt het beginsel van contractsvrijheid met zich. Op het moment dat partijen met elkaar in onderhandeling treden, moeten zij echter over en weer rekening houden met elkaars gerechtvaardigde belangen. Naarmate de onderhandelingen voortschrijden en de rechtsverhouding tussen de partijen verdicht, stelt de goede trouw hogere eisen aan hoe de partijen zich over en weer hebben te gedragen. De vrijheid om de onderhandelingen af te breken, kan dan geringer worden.

In 1982 introduceerde de Hoge Raad in zijn klassieke arrest Plas/Valburg de 'driefasenleer'. In de eerste fase kunnen de onderhandelingen zonder meer worden afgebroken. In de tweede fase ontstaat een schadevergoedingsplicht en moet, op grond van de redelijkheid en billijkheid, het negatief contractbelang (de gemaakte kosten) worden vergoed. Wanneer de onderhandelingen in de derde fase worden afgebroken, brengen de redelijkheid en billijkheid mee dat zowel het negatief als het positief contractbelang (gederfde winst) moeten worden vergoed.

Het leek erop alsof de Hoge Raad was teruggekomen op de tweede fase van deze driefasenleer in het Arrest CBB/JPO in 2005. In dat arrest repte de Hoge Raad geen woord over Plas/Valburg of de tweede fase van de driefasenleer. Het Hof Arnhem-Leeuwarden bevestigt in zijn uitspraak van 28 december 2021 echter, dat de gemaakte kosten voor de voorbereiding van de werkzaamheden wel degelijk voor vergoeding in aanmerking (kunnen) komen.

De zaak die het Hof Arnhem-Leeuwarden voorlag, ging over onderhandelingen over de bouw van een bedrijfspand. De aannemer was tijdens de onderhandelingen alvast begonnen met de werkzaamheden. Volgens het Hof was er geen overeenkomst tot stand gekomen en de aannemer had er ook niet gerechtvaardigd op mogen vertrouwen dat er wel een overeenkomst tot stand was gekomen. De onderhandelingen waren echter wel in een stadium geraakt waarbij het de opdrachtgever niet meer vrijstond om deze af te breken zonder de kosten die gemaakt waren door de aannemer geheel of gedeeltelijk voor haar rekening te nemen op grond van de aanvullende werking van de redelijkheid en billijkheid.

Toen de opdrachtgever de onderhandelingen afbrak, was er onvoldoende rekening gehouden met de belangen van de aannemer. De aannemer was op dat moment al begonnen met de voorbereidende werkzaamheden, waarvan de opdrachtgever op de hoogte was. De opdrachtgever had volgens het Hof meer duidelijkheid moeten geven en moeten waarschuwen om nog niet met de werkzaamheden te beginnen. Daarbij achtte het Hof van belang dat de opdrachtgever druk had uitgeoefend op de aannemer door te eisen dat de bouwwerkzaamheden zo spoedig mogelijk dienden te worden afgerond, waardoor het begrijpelijk was dat de aannemer met de voorbereidingen van de werkzaamheden was begonnen. Op grond van de redelijkheid en billijkheid komt de aannemer dus een vergoeding toe.

In het algemeen geldt dat wie zonder opdracht kosten maakt, die kosten zelf dient te dragen. Wanneer echter een partij kosten maakt ter voorbereiding van een overeenkomst waarover nog onderhandeld wordt, kan onder omstandigheden worden verlangd van de andere partij dat zij erop wijst dat er nog geen overeenstemming bestaat en dat het maken van kosten voor eigen rekening en risico geschiedt. Wordt nagelaten deze waarschuwing te geven, dan kan dat grond zijn voor vergoeding van de gemaakte kosten, aldus deze uitspraak.