La presentación telemática de poderes y otros documentos mercantiles en el registro mercantil sin escritura y con firma electrónica: ¿Cuándo es posible?

En nuestra práctica profesional diaria, hemos detectado que hay un cierto desconocimiento en relación a la inscripción directa en el Registro Mercantil de algunos documentos privados con firma electrónica, entre ellos poderes. 

Y dado el número de transacciones con extranjeros, y las dificultades de movimiento que estamos sufriendo en el mundo por la pandemia del Covid, creemos necesario recordarlo, pues es muy útil y necesario en muchos casos en que los desplazamientos a notarías españolas o consulados, no son posibles.

Efectivamente, la página registradores.org ofrece la posibilidad de presentar documentos por vía telemática para su inscripción en los Registros públicos (de la Propiedad y Mercantiles), previo registro como usuario abonado a la página de registradores.org. 

Centrándonos en las operaciones que acceden al Registro Mercantil, es bastante conocido, que pueden presentarse por vía telemática las cuentas anuales para su depósito, los libros oficiales para su legalización, y también los documentos administrativos y judiciales, pero es menos conocido que también es posible la presentación directa a inscripción por vía telemática, de ciertos documentos privados, con firma electrónica. Entre los actos mercantiles que pueden presentarse a inscripción vía telemática a los Registros Mercantiles hay que destacar la inscripción de los emprendedores de responsabilidad limitada, y en relación con sociedades, tanto anónimas como limitadas, la inscripción de los siguientes acuerdos, para los que no se exige elevación a escritura pública: 1) Nombramiento y Cese de Administradores, 2) Nombramiento y Cese de Auditores nombrados por la Sociedad, y 3) Poderes y por consiguiente, su revocación (estos por disposición del artículo 41 de Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización).

Respecto a los dos primeros (nombramiento y cese de administradores y de auditores), es posible que el documento pueda ser físico y firmados con firma ológrafa, si bien en tal caso, la firma precisará estar legitimada (bien notarialmente, bien ante el propio registrador); pero si están firmados con firma electrónica, se convierten ya en originales, proporcionando además la firma electrónica integridad al documento propiamente. Y no son válidos documentos firmados con firma manuscrita en pdf ya que no quedaría garantizada la integridad del documento.

Los poderes en cambio, sólo se acepta su inscripción en el Registro Mercantil en formato “privado”, si se presentan por vía electrónica, con firma electrónica otorgada por entidad “cualificada”.

Efectivamente, no vale con cualquier firma electrónica, sino que tiene que ser de las “cualificadas”, según resulta del Reglamento (UE) 910/2014, de aplicación directa -que entró en vigor el 1 de julio de 2016 y tiene por objetivo garantizar la equivalencia jurídica entre la firma electrónica cualificada y la firma manuscrita-, completado por la Ley 6/2020 de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. No valdrían pues las firmas electrónicas de “menor calidad”.

Todo lo anterior representa en la práctica de las sociedades, una gran agilidad y la posibilidad del otorgamiento de estos documentos desde cualquier lugar, lo cual es muy interesante cuando los administradores son extranjeros que no residen habitualmente en España, por cuanto estos actos pueden ser firmados mediante firma electrónica por el representante legal de la sociedad en cuestión y posteriormente los mismos presentados al Registro directamente a través de la plataforma de registradores.org, mediante la cumplimentación del formulario telemático de presentación firmado a su vez con firma electrónica del presentante.

Las firmas electrónicas reconocidas por el Registro son pues todas aquellas emitidas por las entidades prestadoras de confianza, es decir, las “cualificadas”, entre las cuales, está la suministrada por la AEAT para la presentación de Impuesto de Sociedades, IVA, etc.  
 
La lista de firmas electrónicas de “confianza” que el Registro reconoce y pueden utilizarse a través de la aplicación AUTOFIRMA están publicadas en la propia página web de registradores.org;  entre la lista de todas ellas, están las suministradas por las siguientes entidades, que son las más conocidas y utilizadas:  

1. la Autoridad de Certificación de los Registradores (que puede obtenerse en el Registro Mercantil de Madrid, Barcelona, etc.);
2. la AEAT (que es la de CERES-Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda FNMT-RCM );
3. la Agencia Notarial de Certificación;
4. la autoridad de Certificación de la Abogacía,
5. la Dirección general de Policía;
6. la Gerencia de Informática de la Seguridad Social, y
7. la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica – ACCV.

Otros actos societarios distintos de los reseñados que precisen el otorgamiento previo de escritura pública tales como constitución de sociedades, ampliación de capital, fusiones, por ejemplo, o incluso los actos anteriormente indicados, cuando voluntariamente se hayan incorporado a escritura pública, pueden también presentarse a inscripción telemáticamente, pero en tal caso, será el Notario el único que pueda solicitar la inscripción telemática y quien una vez obtenida la inscripción dará fe de la misma mediante diligencia en las copias auténticas que de la misma emita.