COVID-19 – Approbation de comptes et assemblées : les réponses des autorités

La loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de COVID-19 habilite le gouvernement à prendre, par voie d’ordonnances, les mesures nécessaires pour limiter la propagation de l’épidémie et assurer la continuité du fonctionnement de l’économie française. 

Plusieurs ordonnances prises en application de cette loi ont été adoptées le 25 mars 2020 et publiées au Journal Officiel du 26 mars 2020.

Deux de ces ordonnances sont particulièrement importantes pour les sociétés clôturant leur exercice social le 31 décembre puisqu'elles sont consacrées :
 

• aux règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les sociétés sont tenues de déposer ou publier ; et
• aux règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants.

Sur le sujet spécifique des assemblées générales, l'AMF a publié le 27 mars 2020 un communiqué de presse au sein duquel elle encourage les émetteurs à suivre une série de bonnes pratiques, reprises en synthèse ci-dessous.
 

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I.    Ordonnance n° 2020-318 adaptant les règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations 
 

• Prorogation de trois mois du délai imparti au Directoire pour présenter les comptes au Conseil de surveillance

Dans les sociétés anonymes à Directoire et Conseil de surveillance, le délai de trois mois, suivant la clôture de l’exercice, dans lequel le Directoire doit présenter au Conseil de surveillance les comptes annuels accompagnés du rapport de gestion y afférent, est prorogé de trois mois.
Cette prorogation s’applique aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d'un délai d’un mois suivant la fin de l’état d’urgence sanitaire, à l'exception de celles dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020. 
 

• Prorogation de trois mois du délai imparti pour approuver les comptes annuels 

Le délai de six mois imposé aux sociétés commerciales pour approuver les comptes annuels est prorogé de trois mois. Ainsi, pour une société qui clôture ses comptes au 31 décembre 2019, l'assemblée générale des actionnaires approuvant ces comptes peut se tenir jusqu’au 30 septembre 2020, au lieu du 30 juin 2020. 
Cette prorogation s’applique aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d'un délai d’un mois suivant la fin de l’état d’urgence sanitaire, à l'exception de celles dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020. 

En pratique, les trois cas de figures suivants peuvent se présenter :

• La date de l'assemblée générale initialement fixée est reportée mais respecte le délai d'une approbation des comptes dans les six mois de la clôture de l'exercice : l'assemblée générale se déroule selon la procédure habituelle ;
• La date de l'assemblée générale initialement fixée est reportée mais la date de report envisagée se situe après le délai de six mois : l’ordonnance permet de reporter l'assemblée générale d’approbation des comptes jusqu'à neuf mois après la clôture de l'exercice, dans certaines conditions ;
• La date de l'assemblée générale initialement fixée est reportée mais la date de report envisagée se situe après (i) le délai de six mois après la clôture mais les conditions de prorogation ne sont pas remplies ou (ii) après le délai de neuf mois après la clôture de l'exercice alors que les conditions sont remplies : il faut alors utiliser la procédure de report habituelle, à savoir une demande de report déposée auprès du Président du tribunal de commerce, statuant sur requête.

Peuvent bénéficier du report de trois mois prévu par l'ordonnance : 

• Toutes les sociétés dont les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020 et qui ne disposent pas d’un commissaire aux comptes ; et
• Toutes les sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes (obligatoirement désigné ou nommé volontairement) si celui-ci n’avait pas, au 12 mars 2020, remis son rapport relatif aux comptes.

II.    Ordonnance n° 2020-321 adaptant les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants

Cette ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
 

• Adaptation des réunions des organes dirigeants

Le recours (i) aux moyens de visioconférence et de télécommunication et (ii) à la consultation écrite pour les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction est étendu et assoupli. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels, la présence par téléphone pouvant désormais être prise en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.
 

• Adaptation des règles de convocation et d’information des assemblées 

En application de cette ordonnance, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société. 

De même, lorsqu'une société est tenue de faire droit à une demande de communication d'un document ou d'une information à un membre d'une assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

L’ordonnance prévoit également le cas des assemblées qui ont été convoquées avant la date de son entrée en vigueur et dont le lieu et les modes de participations seront modifiés en application des modalités de réunion assouplies. L’organe compétent doit alors en informer les actionnaires (trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée) soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés. Les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées. 
 

• Adaptation de la tenue des assemblées, conseils d’administration, de surveillance ou de direction 

Exceptionnellement, la tenue des assemblées est autorisée sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d'y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n'assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

L'application de ce dispositif est soumise à une condition : l'assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l'avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. 

La décision de faire application de cette mesure incombe à l'organe compétent pour convoquer l'assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal. Les membres de l'assemblée participent et votent selon les autres modalités prévues (telles que, par exemple, l'envoi d'un pouvoir, le vote à distance ou, si l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication est étendu et assoupli. Il n'est plus obligatoire qu'une clause à cet effet soit prévue dans les statuts. Les moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des échanges.

L'ordonnance assouplit également le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu'une clause des statuts soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s'y opposer.

III.    Absence de prorogation du délai relatif à la publication des rapports financiers annuels

Aucune des ordonnances adoptées le 25 mars 2020 ne proroge (i) le délai de publication d'un rapport financier annuel dans les quatre mois de la clôture de l'exercice et (ii) le délai de publication d'un rapport financier semestriel dans les trois mois de la fin du semestre comptable, imposés aux sociétés dont des actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation en vertu de la Directive Transparence. Il n'est donc normalement pas permis de déroger à ces délais. 

Toutefois, l'Autorité européenne des marchés financiers (ESMA) a publié, le 27 mars 2020, une déclaration publique au titre de laquelle elle encourage les autorités nationales, à savoir l'AMF en France, à faire preuve de souplesse vis-à-vis des émetteurs (dont l'exercice social ou le semestre comptable se termine entre le 31 décembre 2019 et le 1er avril 2020) qui publieraient avec deux mois de retard leur rapport financier annuel ou avec un mois de retard leur rapport financier semestriel.

Elle rappelle néanmoins que tout émetteur qui anticiperait un retard dans la publication de son rapport annuel ou semestriel doit informer l'AMF et le marché de ce retard, des raisons de ce retard et dans la mesure du possible, de la date de publication estimée de leur rapport. Elle rappelle enfin aux émetteurs qu'ils restent tenus aux obligations de publication des informations privilégiées prévues à l'article 17 du Règlement Européen relatif aux abus de marché (MAR). 

Compte tenu de la situation, chaque émetteur rencontrant des difficultés à respecter le délai de publication de son rapport financier annuel ou semestriel est donc encouragé à contacter son chargé de dossier au sein de l'AMF pour échanger sur ces difficultés et les solutions envisageables.

IV.    Bonnes pratiques encouragées par l'AMF

L'AMF a publié, le 27 mars 2020, un communiqué de presse au sein duquel elle encourage les émetteurs à suivre la série de bonnes pratiques suivantes, lors de l'organisation de leurs assemblées générales dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire : 
 

• mettre en place, le plus tôt possible en amont de l’assemblée générale, une communication claire, précise et accessible à l’attention de l’ensemble des actionnaires concernant :

-    les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale dans le contexte de crise sanitaire (rappelant que l’assemblée se tiendra à huis clos, sans présence des actionnaires),

-    les différentes modalités d’information des actionnaires (et notamment de consultation des documents relatifs à l’assemblée générale, y compris la liste des actionnaires),

-    les différentes modalités de participation possibles, mentionnant notamment : 
o   les modalités pour poser des questions en amont de l’assemblée générale,
o   le cas échéant, l’impossibilité de poser des questions pendant l’assemblée générale,
o   le cas échéant, l’impossibilité de proposer des « résolutions nouvelles » pendant l’assemblée générale,

-    les différentes modalités de vote disponibles, en précisant, sur leur site internet et dans leurs communiqués relatifs à l’assemblée générale, le traitement qui sera fait des mandats de vote dans ce contexte ;
 

• mettre en évidence, sur la page d’accueil du site internet de l’émetteur, un lien vers les pages du site internet dédiées à l’assemblée générale afin de permettre aux actionnaires de trouver sans difficulté l’information pertinente sur les assemblées générales ;

 

• mentionner sur les pages du site Internet dédiées à l’assemblée générale les informations appropriées concernant les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale, et de participation des actionnaires, dans le contexte de crise sanitaire ;

 

• dans le communiqué devant être diffusé, en application de l’ordonnance précitée, par l’émetteur (« diffusion effective et intégrale ») s’il décide de tenir son assemblée générale à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, rappeler les modalités de vote offertes aux actionnaires dans ce contexte et insérer un lien hypertexte vers les différentes modalités de vote disponibles (formulaire de vote ou, le cas échéant, plateforme de vote électronique) ;

 

• permettre aux actionnaires de voter sur Internet via une plateforme de vote sécurisée, si les délais avant la tenue de l’assemblée générale permettent à l’émetteur de mettre en place une telle modalité de vote ;

 

• informer directement par voie électronique (email), lorsque l’adresse électronique est connue de l’émetteur, les actionnaires au nominatif des modalités particulières de vote et de tenue de l’assemblée générale. Cette information ne dispense pas du respect des obligations d’information des actionnaires au nominatif par voie postale auxquelles l’émetteur est tenu ;

 

• compte tenu de l’impossibilité pour les actionnaires de se rendre, dans le contexte actuel, au siège de l’émetteur pour consulter les documents concernant l’émetteur qu’ils sont en droit de consulter, permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à communication » en leur adressant - sur demande et par email - une copie des documents qui ne sont pas accessibles sur le site internet de l’émetteur ;

 

• retransmettre l’assemblée générale en direct, en format audio ou vidéo, par diffusion en streaming ou par tout procédé de retransmission accessible aux actionnaires. Cette retransmission doit être aisément accessible à l’ensemble des actionnaires à partir du site Internet de l’émetteur ;

 

• dans la mesure où les assemblées générales à huis clos ne permettent pas aux actionnaires de poser de questions orales pendant l’assemblée générale, accepter de recevoir et traiter, dans la mesure du possible, les questions écrites des actionnaires qui sont envoyées à l’émetteur après la date limite prévue par les dispositions réglementaires et avant l’assemblée générale ;

 

• au terme de la retransmission en direct, maintenir en libre accès pour les actionnaires la vidéo de l’assemblée générale sur le site Internet de l’émetteur ;

 

• publier dès que possible le procès-verbal de l’assemblée générale sur le site Internet de l’émetteur.

Compte tenu du fonctionnement altéré des services postaux, l’AMF recommande plus généralement aux émetteurs de recourir dans ce contexte, lorsque cela est possible, aux moyens de communications électroniques. A cet égard, l’AMF invite les émetteurs à créer une adresse email dédiée aux questions des actionnaires relatives à l’assemblée générale et à informer largement les actionnaires, notamment sur le site internet, de l’existence de cette adresse.

L’AMF rappelle enfin que les sociétés qui modifieraient leur proposition de dividende, sa date ou ses modalités de paiement, doivent le communiquer dès que possible.